fbpx

ProjectFlow 365 brukerforum med kundeinnlegg fra Skattestyrelsen og presentasjon av nye funksjoner

Torsdag 5. september holdt vi ProjectFlow 365 brukerforum for våre kunder, hvor vi gjennomgikk de nye funksjonene i ProjectFlow 365.

På brukerforumet presenterte også Skattestyrelsen hvordan de bruker ProjectFlow 365 til å arbeide effektivt med de mange prosjektene de har i organisasjonen, noe du kan lese mer om her på bloggen.

Takk til Amanda fra Skattestyrelsen for en fremragende presentasjon, og takk til våre kunder som deltok på arrangementet. Det var fantastisk med de gode spørsmålene og tilbakemeldingene.

Gjennomføring av kontrollprosjekter i Skattestyrelsen

Amanda, Skattestyrelsen

På brukerforumet presenterte Amanda fra Skattestyrelsen IPlan ProjectFlow, som er Skatteetatens prosjektstyringsverktøy for å håndtere kontrollprosjekter. Kontrollprosjektene bidrar til å effektivt følge opp at de riktige skatter og avgifter blir betalt.

Amanda er prosesseier. Prosesseieren fungerer som bindeleddet mellom brukerne og leverandøren (ProjectFlow AS). Skattestyrelsen har 5.400 ansatte, hvorav over 1.900 medarbeidere har mer enn 10 års ansiennitet. To tredjedeler av medarbeiderne er kvinner, og over 100 forskjellige utdanningsbakgrunner er representert i organisasjonen, noe som skaper en arbeidsplass med erfaring og mangfold til å løse en kompleks oppgaveportefølje.

Bakgrunn

Skattestyrelsen har i mange år brukt et egenutviklet system kalt IPlan til oppfølging av kontrollprosjekter på tvers av ulike fagområder som person- og bedriftsbeskatning, merverdiavgift, selskapsskatt og særavgifter.

Arbeidsprosessene i IPlan-systemet var godt implementert hos et stort antall brukere, og derfor ønsket Skattestyrelsen å konvertere funksjonaliteten fra det gamle systemet til IPlan ProjectFlow, som det nye prosjektstyringsverktøyet ble kalt for å skape gjenkjennelighet.

Vi ønsket en 1 til 1-konvertering av vår eksisterende løsning, og det fikk vi. Dette har gjort overgangen fra den gamle til den nye løsningen veldig enkel, noe som var viktig for oss. Vi er veldig fornøyde med samarbeidet med ProjectFlow AS og har fått levert en veldig god løsning.

Amanda, Skattestyrelsen

ProjectFlow A/S ble valgt som leverandør etter et SKI-anbud.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen gjennomførte implementeringsprosjektet med suksess innenfor tidsrammen, budsjettet og prosjektomfanget, i tett samarbeid med Skattestyrelsen og ProjectFlow AS.. 

Mange prosjekter og brukere samt seks integrasjoner

Skattestyrelsen har mer enn 300 prosjektkoordinatorer og prosjekteiere, og årlig er det registrert over 100 prosjekter, hvorav mange har lang varighet (1–15+ år). IPlan ProjectFlow inneholder totalt rundt 1.600 prosjekter, hvorav en del er migrert fra den tidligere løsningen.

Mer enn 500 ansatte har direkte tilgang til systemet, mens over 3.000 har indirekte kontakt med IPlan ProjectFlow. Systemet er integrert med seks andre systemer og tilbyr en bred rekke funksjoner som resultatrapporter, ressursallokering, månedlige statusrapporter, manualer og synliggjøring av tidsregistreringer fra SAP-systemet.

Amanda fra Skattestyrelsen demonstrerte et prosjekt om sosial dumping i IPlan ProjectFlow. Amanda viste online hvordan man registrerer og følger opp blant annet KPIer og ressursforbruk. Relevant kunnskap er samlet på ett sted, noe som er essensielt ved utskifting av prosjektmedlemmer, slik at kunnskap ikke går tapt. Søkeverktøyet ble også fremhevet som en viktig funksjon, da det gjør det enkelt og raskt å finne og dele relevant kunnskap.

Flere spesialfunksjoner i forbindelse med implementeringen av IPlan ProjectFlow er blitt utviklet og deretter implementert i standard ProjectFlow 365. For eksempel funksjonen «Send til deltakere» på «Deltakere». ProjectFlow AS takket Skattestyrelsen for bidragene til standardproduktet.

Implementering og proaktiv oppfølging i fagområdene

Skattestyrelsen har arbeidet intensivt med implementering av IPlan ProjectFlow hos brukerne. Dette har blitt gjort ved å opprette en superbrukergruppe, en referansegruppe, og det er utviklet manualer og opplæringsvideoer som kan hjelpe brukerne i gang.

En viktig funksjon er et oversiktsbilde, hvor det skapes oversikt over brukerne i de forskjellige fagområdene og deres bruk av IPlan ProjectFlow. Hvis det for eksempel er begrenset bruk i et fagområde, kan målrettet opplæring rettes mot disse fagområdene.

Gevinstene ved iPlan ProjectFlow

En av de største fordelene med IPlan ProjectFlow er den enkle implementeringen, siden det var en 1 til 1-konvertering, og prosjektmodellen, strukturen og begrepene var derfor kjent for brukerne.

De nye funksjonene i IPlan ProjectFlow forbedrer kunnskapsdelingen om kontroller på tvers av vår organisasjon, og vil dermed bidra til å styrke vår kontrollinnsats

Amanda, Skattestyrelsen

Det er også mye enklere å utvikle ny funksjonalitet, da det gamle systemet var utdatert og ikke lenger støttet.

Fremtiden – nye funksjoner til kunnskapsdeling

Amanda presenterte skisser i fasiliterings- og modelleringsverktøyet Miro om brukergrensesnittet på de kommende funksjonene.

Ved å samle ny kunnskap gjennom del- og sluttutvalueringer i IPlan ProjectFlow blir dataene søkbare og kan deles internt, noe som er svært viktig. Dermed kan viktig kunnskap gjenbrukes internt. De nye funksjonene vil bli implementert i løpet av høsten.

Til slutt arbeider Amanda med å utvikle nye funksjoner i IPlan ProjectFlow, slik at en større andel av Skattestyrelsens ansatte kan dra nytte av prosjektstyringsverktøyet i sitt arbeid.

Webinarer om Fortes Change Cloud og Azure DevOps-integrasjon

På brukerforumet hadde vi besøk av Marco Efftink fra vårt nederlandske søsterselskap, som inviterte til et webinar om Fortes Change Cloud for kobling av strategi og prosjektportefølje. Klikk her for å melde deg på webinaret 29. oktober.

Konsulentleder Anders Sylvest inviterte også til et webinar om ProjectFlow og Azure DevOps-integrasjon. Klikk her for å melde deg på webinaret 2. oktober.

Vi gleder oss til å se deg!