H.C. Andersens Hus dannede rammerne for ProjectFlow 365’s første fysiske brugerforum siden pandemiens start, og der blev lagt op til et par konstruktive timer med fokus på udviklingen og anvendelsen af ProjectFlow 365.
Enkle skærmbilleder til udvalgte roller og nem kommunikation
Karsten startede med et indlæg om de mest centrale nye funktioner i august-releasen af ProjectFlow 365.
Roller: funktionsbundne og tværgående roller
Der er forskellige behov for forskellige brugere. Nu er det muligt at lave rollespecifikke visninger, som er en af de nye funktioner i ProjectFlow 365. Med rollespecifikke visninger kan skærmbilleder målrettes forskellige roller, der får den visning, som er relevant for deres arbejde. Du kan bl.a. se en gennemgang af funktionen i denne video.
Social features:
Konsulentchef hos FlowIT, Anders, holdt et indlæg om social features og kom blandt andet ind på den værdi, brugen af social features kan tilføre samarbejdet internt og på tværs af projekterne.
Primære funktioner:
- Kommentarer: samtaler, afklaring og vidensdeling i kommentarsporet
- Reaktions/reaktioner: personlige tilbagemeldinger og ytringer
- Mentions: genveje og notifikationer i projekterne
Du kan se en gennemgang af social features i denne video.
AAU: ProjectFlow 365 og afrapportering på porteføljeniveau via Power BI
Michael fra AAU holdt et spændende indlæg, hvor han kom ind på, hvordan de afrapporterer til ledelsen ved hjælp af ProjectFlow 365 og Power BI.
Om Aalborg Universitet (AAU)
”Viden for verden” udgør grundlaget for AAUs udvikling, og det er høje ambitioner, der rækker langt uden for murene og ind i kernen af de mest presserende globale og lokale brændpunkter. Universitetet har mere end 19.400 studerende (ekskl.l. deltid) og over 3.800 ansatte, der arbejder inden for forskning og uddannelse samt administration.
”… skaber indsigt, skaber overblik og optimerer den tid, der bruges på afrapportering”
AAU har samarbejdet med FlowIT om projekt- og porteføljestyring siden 2013.
AAU har fem forskellige porteføljer (fx uddannelse, forskning og innovation mv.) inden for digitaliseringsområdet, og AAU anvender ProjectFlow 365 inden for den administrative organisation, som omfatter ca. 1.300 medarbejdere og p.t. 60 projekter.
AAU anvender også ProjectFlow 365 til strategiske projekter – ”Viden for verden”. Det er forskere og dekaner, som afrapporter på dette.
Inden for digitaliseringsområdet er der forskellige projekttyper – Fast track, Safe track m.v. – med forskellige rapporteringskrav. AAU har oprettet en række brugerdefinerede ekstrafelter i ProjectFlow 365, så afrapporteringen er målrettet AAUs styringsparametre.
”Vi har defineret mange ekstrafelter i ProjectFlow 365, som vi visualiserer i Power BI. Derved kan vi effektivt få indsamlet status, og få skabt overblik og indsigt”, fortalte Michael.
Afrapporteringen på Fast track-projekter er bl.a. lyskurve på en række parametre, statusbeskrivelse, væsentlige problemstillinger og resultater, milepæle og hovedrisici. Modtageren er bl.a. universitetsledelsen, og afrapporteringen finder sted månedligt.
Michael fortalte, hvordan de i begyndelsen primært gjorde brug af en portefølje-webrapport i ProjectFlow og ”sugede” data over i Excel og derfra over i en PowerPoint-præsentation.
Det gav følgende udfordringer:
- Man var afhængig af, at projektlederne opdaterede deres status, hvor alle ikke altid var ajour, og så skulle der rykkes og afventes en opdatering og derefter laves ny afrapportering. Det var for tidskrævende.
For at løse den udfordring bliver data i dag indlæst i Power BI.
Fordelene ved at bruge Power BI er:
- Bedre indsigt i projekternes fremdrift for både topledelse, bidragydere og stakeholders.
- At data opdateres med det samme, så snart en forsinket projektleder har indrapporteret.
- Besparelse på den tid, der bruges på at afrapportere.
Ulemperne er bl.a. at
- Det kan være ”farligt” at rapportere live data, så Michael tager stadig Power BI-rapporter over i PowerPoint for at sikre, at dataene ikke ændrer sig i mellemtiden.
- Rettighedshåndteringen i Power BI er lidt tung.
- Etableringen af afrapporteringen i Power BI har indledningsvist været krævende.
Michael fortalte, at ledelsen nu lettere kan følge fremdriften på porteføljerne på en mere visuel måde, så de hurtigere kan se:
- Hvordan tilstanden på en specifik portefølje ser ud (hvor mange røde, gule og grønne i porteføljen).
- Fokusprojekter i porteføljen (top 5 som markeres via et ekstrafelt).
- Hvilke projekter i porteføljen der er i risikozonen, og som kræver ekstra opmærksomhed.
Fremtiden
AAU vil gerne udbygge risikohåndteringen og anvende ProjectFlow 365 til denne styring, hvor ekstrafelter igen anvendes til at udbygge standardrisikologgen, og også lave risikostyring for porteføljen.
”Når en projektleder opdaterer en risiko i risikologgen, kan det flagges, at det er en ”porteføljerisiko, så den indgår i den samlede porteføljerisiko-profil”, fortalte Michael.
AAU har tilsvarende planer for milepæle.
Samtidig vil der blive afrapporteret direkte til topledelsen via Power BI.
Kommende release og roadmap
Udviklingschef hos FlowIT, Michael, holdt et indlæg om den kommende release og roadmap for ProjectFlow 365.
I den kommende release vil der bl.a. være forbedringer på følgende features:
- Økonomistyring
- Forbedringer af Office 365-integrationen
- Forbedringer af styringen af brugere og ressourcer
- Tidsregistrering
- Generelle forbedringer
Udrulningen af den nye release forventes i slutningen af oktober 2022.
Derudover viste Michael, hvordan roadmappen for ProjectFlow 365 ser ud, og hvilke nye funktioner der allerede er udgivet, hvilke der er i udvikling og i pipelinen, og hvilke der har en høj prioritering.
Et punkt i roadmappen er ”Academy”, hvor arbejdstitlen er et video- eller e-læringsmiljø til introduktion af nye medarbejdere, som skal anvende ProjectFlow 365. Hvis det har interesse, kan I skrive til os på denne e-mail.