FlowIT bød den 4/2-21 velkommen til virtuelt brugerforum for kunder af ProjectFlow 365, hvor Nic. Christiansen Group fortalte om deres porteføljerapportering, og Haderslev Kommune fortalte om implementering i en Corona tid.
Anders og Michael fortalte om tilpasningsmuligheder i porteføljeoverblikket og listerne i ProjectFlow 365. Listerne er fx risikologgen, opgaver, deltagere og tidsregistreringer.
Porteføljestyring i Nic. Christiansen Gruppen
Nic. Christiansen Gruppen opererer i bl.a. Danmark, Norge, Sverige og Finland, og har importen af Hyundai, Honda, Land Rover og Jaguar samt leasing- og finansieringsselskab.
Anette fra NCG havde et spændende indlæg om implementering af den digitale strategi, hvor porteføljestyringen siden april 2020 er sket i Project Direction Group (PDG).
Processen er baseret på en PRINCE2-baseret model med Pre-Projekt, Project Initiation, Project Delivery etc.
ProjectFlow 365 anvendes til den månedlige afrapportering fra projekterne til PDG. Anette gennemgik de forskellige styringsdata, som anvendes i porteføljestyringen, hvor PDG har en helt central rolle i de to første faser. Output af PDG møder er bl.a. en klar prioritering af projekterne i porteføljen.
Det er it-direktøren, som præsenterer for ledelsen, fortæller Anette. Ledelsen får de rigtige oplysninger til møderne, og ProjectFlow 365 er i lige så høj grad et værktøj til projektlederne til at prioritere i dagligdagen. Det gør det nemmere for projektlederne at sige til og fra i forhold til forretningen, når prioriteringen fra ledelsen er fastlagt.
Et næste indsatsområde kunne fx være at indarbejde effektiviseringsgevinsterne i afrapporteringsmaterialet i stedet for at det er beskrevet i et dokument. Samtidig bliver rapporteringen i PowerPoints også løbende løftet.
Implementering af ProjectFlow 365 under Coronaen
Jens fra Haderslev Kommune med 3.600 medarbejdere fortalte om implementering af ProjectFlow 365 under Coronaen til digitaliseringsprojekterne.
Jens betonede vigtigheden af at forstå, at det også er et kulturprojekt, og vigtigheden af kommunikationen i implementeringen, da der er forskel på medarbejderens og organisationens gevinst.
Implementeringen af ProjectFlow skal bidrage til at få synliggjort de resultater som opnås, så ressourceforbruget kan retfærdiggøres, fortsatte Jens.
Selve træningen blev supplereret med virtuel floor walking, hvor der var daglige tidspunkter i kalenderen hos projektlederne, hvor de kunne koble på et Teams møde, hvor FlowITs konsulent kunne hjælpe med spørgsmål til værktøjsanvendelsen. Afledt af den tætte dialog er der lavet tilpasninger af fx antallet af projekttyper og skaleringen, så antallet steg fra tre til fem.
Det næste skridt er at få ledelsesrapporteringen gjort færdig.
Trine adresserede afsættet for indsatsen med ProjectFlow. Der er et udtalt behov for styring. En klar prioritering af projekterne. Hver projektleder sidder med 5-7 projekter, og det betyder at eksekveringstiden bliver for lang. Projekterne strømmer ind fra alle sider, og gør det svært for it-afdelingen at navigere. Der har manglet et overblik over igangværende projekter, og hvilke projekter som skulle stoppes. Et godt overblik over ledelsesprioriteringen, som projektlederne kan anvende i dagligdagen. Det skal ProjectFlow hjælpe med, sluttede Trine med.
ProjectFlow 365 brugerforum den 15/4
Sæt kryds i kalenderen den 15/4 kl. 13-15. FlowIT vender tilbage med dagsorden.